La gestione digitale del magazzino per uno studio dentistico

Per qualsiasi azienda la gestione del magazzino è un elemento importante, a volte fondamentale, per garantire allo stesso tempo l’operatività dei propri processi e la loro sostenibilità economica. Questo perché mantenere adeguati livelli di scorte a magazzino permette di avere sempre ciò che serve al momento giusto, senza però eccedere accumulando scorte che immobilizzano troppo capitale. Si tratta di un ragionamento generale che vale anche per uno studio dentistico, il quale deve conservare una quantità adeguata di scorte collegate all’attività medica e ai trattamenti (strumenti, parti di ricambio, materiali, medicinali…) come anche di materiali genericamente da ufficio, anche se questi sono ovviamente meno importanti dal punto di vista di queste pagine.

Mediamente i costi di magazzino dovrebbero rappresentare, in uno scenario ideale, il 6-7 percento del fatturato dello studio dentistico. In realtà lo studio tipico non è molto versato nella difficile “arte” della gestione del magazzino, motivo per cui si stima che questi costi siano di solito in un range del 10-15 percento dei ricavi. Una cifra alta, abbastanza da giustificare una maggiore attenzione a queste tematiche da parte di chi gestisce uno studio dentistico. E che chiama in causa il software gestionale come strumento per arrivare a un maggiore controllo dei costi.

Uno strumento informatico offre infatti le funzioni necessarie a raggiungere i due obiettivi fondamentali della gestione del magazzino: da un lato garantire che la giacenza di determinati prodotti non scenda mai sotto livelli minimi, dall’altro che i costi di magazzino siano sempre sotto controllo. Si tratta di due obiettivi che sono in parte contrastanti se la gestione del magazzino viene demandata alla sola buona volontà del personale di studio e dei medici. Per alcuni elementi – di solito tutti quelli legati ai trattamenti clinici – diventa naturale approvvigionarsi anche più del necessario, per non rischiare di trovarsi senza scorte. Per quelli non critici, pensiamo ad esempio alla cancelleria, il rischio è che una gestione nemmeno esista e che gli acquisti siano casuali o secondo necessità del momento. In questo scenario i costi legati al magazzino saranno inevitabilmente molto lontani da quelli ottimali.

Il software gestionale in pratica serve a raggiungere un importante equilibrio, che manualmente è davvero difficile da conseguire, tra avere sempre a disposizione tutto quello che serve e mantenere le scorte al minimo per evitare sprechi, in primis il materiale acquistato in più “perché non si sa mai” e che arriva al suo fine vita senza essere mai stato usato.

Per uno studio dentistico non è davvero necessario mantenere questo equilibrio in maniera assolutamente perfetta e in tempo reale. Il volume di prodotti in magazzino non è così elevato da richiedere un’attenzione del genere, l’importante è che non ci siano eccessive scorte inutili e che soprattutto non si vada mai “sotto soglia” per i prodotti critici. Il software gestionale deve cioè metterci in grado di intervenire proattivamente, segnalandoci che certi prodotti stanno esaurendosi troppo velocemente in modo da poterli riacquistare prima che si esauriscano. Per questo è utile che la gestione del magazzino sia incrociata con il cuore di ogni sistema, ossia l’agenda di studio. La parte magazzino “sa” che riserve abbiamo e l’agenda invece quante ne consumeremo e in che tempi per le prestazioni pianificate: incrociando questi dati la piattaforma può indicarci quando determinate soglie di sicurezza saranno superate e di conseguenza quando conviene provvedere a nuovi approvvigionamenti.

Il controllo del magazzino serve anche a capire, più sul medio-lungo periodo, come sta andando la nostra gestione degli acquisti. Avere una visione immediata ma completa di cosa acquista lo studio dentistico e di come poi lo consuma, su base ad esempio trimestrale e annuale, serve a evidenziare regolarità e soprattutto anomalie negli approvvigionamenti. Questo controllo regolare è un mezzo per arrivare, col tempo e “presa la mano”, a definire piani di approvvigionamento più elastici per non immobilizzare inutilmente capitale che potrebbe essere usato in maniera più produttiva.

Da non dimenticare, infine, che un gestionale per studi dentistici può offrire nella parte di gestione magazzino diverse funzioni accessorie utili. Ad esempio l’associazione tra materiali consumati e trattamenti per i quali sono stati usati (è una forma base di tracciabilità), la gestione almeno delle informazioni base sui macchinari (fanno comunque parte della dotazione di studio) e l’incrocio tra ordini e giacenze.