Gestione documentale: la spinta del software gestionale

Abbiamo già sottolineato più volte come un software gestionale per studio dentistico possa essere uno strumento chiave per far evolvere la gestione dello studio stesso verso una logica più imprenditoriale, che non mette certo in secondo piano la funzione medica dell’organizzazione ma la complementa. È utile tenere sempre in mente questa potenzialità dei software gestionali, ponendo la giusta attenzione a funzioni magari meno connesse all’attività clinica ma che possono aumentare l’efficienza dello studio e quindi anche, a lungo termine, la sua sostenibilità economica. Il dentista-manager deve quindi puntare all’adozione di soluzioni software che siano in grado di potenziare i processi principali dello studio. Anche quando non lo riguardano direttamente.

Un campo dove i vantaggi di un software gestionale moderno si mostrano molto concretamente è la gestione documentale. Come qualsiasi azienda, anche lo studio dentistico deve dedicare tempo e risorse alla gestione di una grande mole di documenti legati ai pazienti (modulistica, immagini diagnostiche, prescrizioni…) e a molti altri interlocutori (fornitori, terzisti, collaboratori…). Parte di questa gestione è poi regolata da norme ben precise che impongono di conservare a lungo determinati documenti, cosa che avrebbe travolto qualunque studio se la digitalizzazione non fosse già venuta in aiuto in varie sue forme.

Dato che come concetto generale più i documenti sono in formato digitale più è comodo gestirli, un buon gestionale per studio dentistico può estendere le prime adozioni della digitalizzazione e fare da asse portante per una gestione documentale che sia il più possibile estesa, che tocchi cioè tutti i processi e in cui tutti i documenti che possono essere creati e gestiti solo in formato digitale lo siano davvero. Gli esempi classici sono la cartella clinica, che oggi si concepisce normalmente in formato digitale, e le immagini diagnostiche, che possono essere ricavate direttamente dai dispositivi che le generano. L’obiettivo di una moderna gestione documentale, anche in uno studio dentistico, è andare però oltre le applicazioni ovvie e mantenere virtuale tutto il “ciclo di vita” di qualsiasi (o quasi) documento.

In questo gioca un ruolo importante un’altra evoluzione tecnologica: la disponibilità di sistemi per la firma digitale grafometrica che si possono acquistare a costi contenuti e collegare direttamente al nostro gestionale. Adottando periferiche specifiche la firma grafometrica ha lo stesso valore legale della firma tradizionale e permette di evitarla, il che a sua volta evita di stampare documenti semplicemente per farli firmare – ad esempio un consenso a un paziente – e poi subito digitalizzarli.

Non che la digitalizzazione tradizionale via scanner scompaia di colpo e del tutto. Qualche documento fisico da scansionare ci sarà sempre, al gestionale in quei casi si chiede di saper creare un collegamento stabile tra il documento e un suo elemento di base. Ad esempio deve poter collegare una fattura scansionata a un movimento di magazzino, per evitare di passare da un disordine fisico di documenti cartacei conservati per anni a un disordine digitale con file che non si sa bene in associazione a cosa siano stati creati.

E a proposito di mettere ordine non dimentichiamo che un software gestionale aiuta la gestione, ma siamo noi che dobbiamo cercare di seguire processi ragionati. Nello studio, chi crea quali documenti? Chi li consulta? Chi li mantiene aggiornati? Sono domande di metodo, e non di tecnologia, a cui conviene rispondere prima di pensare a una moderna gestione documentale.