Il software gestionale per studi dentistici, una scelta di lungo periodo

Nella scelta di un gestionale per studio dentistico l’approccio non deve essere conservativo, ossia non dobbiamo semplicemente puntare al prodotto che ci sembra offrire il miglior rapporto prezzo/prestazioni, anche se questo è un parametro comunque importante. È invece opportuno adottare un punto di vista più ampio e vedere nel software gestionale non un prodotto come tanti altri ma una sorta di piattaforma che deve sostenere e agevolare il lavoro di tutti i componenti dello studio, anche a lungo termine.

Proprio ragionare in un’ottica di lungo periodo aiuta a capire meglio il rapporto che si deve instaurare con il software gestionale e con la sua software house. Per fare un parallelo, è come se acquistassimo un importante strumento medicale per il nostro studio. Non ci chiediamo solo quanto costa e cosa fa, ma anche quanto chi ce lo vende saprà mantenerlo sempre operativo e in grado di soddisfare le nostre esigenze. Anche il gestionale da studio ha un ciclo di vita lungo e non è semplicemente un acquisto “da scaffale”.

Questo nella pratica significa che la valutazione preventiva di un software gestionale per lo studio dentistico deve comprendere vari elementi. Certamente le funzioni che integra e il prezzo, anche però aspetti meno immediati come la semplicità d’uso e l’estendibilità. E altri che non sono “dentro” il software come i servizi di supporto, training e aggiornamento che si acquistano implicitamente con l’applicativo o si possono ricevere anche successivamente. La combinazione ottimale di tutto questo rende un software in grado di seguire lo studio nel tempo.

Un punto importante ma spesso sottovalutato riguarda la formazione di chi effettivamente utilizzerà il gestionale. Per quanto tutte le software house si sforzino di realizzare prodotti intuitivi e semplici da usare, parliamo comunque di applicativi articolati che non possono scendere a troppi compromessi in nome della semplicità: è più importante avere le giuste funzioni estese a tutte le attività di studio. Ne consegue che il medico stesso e altro personale di studio potrebbe aver bisogno di una formazione mirata. Ogni fornitore di software in questo ha il suo approccio: training in aula o sul posto, in gruppo o singolarmente, per il software genericamente o per temi specifici… A noi sta scegliere l’offerta che si adatta meglio alle nostre esigenze.

Ovviamente è un fattore chiave anche la capacità del fornitore di offrire un adeguato livello di supporto tecnico. L’informatica è tutto tranne che una scienza esatta e anche i software migliori possono presentare problemi nel loro utilizzo. In tali frangenti non è pensabile che medici e assistenti si trasformino di colpo in esperti e smanettoni capaci di risolvere tali problemi, quindi il fornitore del software gestionale scelto deve garantire un supporto tecnico mirato. O meglio un ventaglio di opzioni di supporto in cui lo studio possa trovare l’offerta più adeguata per tempi di intervento, modalità (supporto telefonico, intervento in loco, teleassistenza…) e costi.

Infine, è molto importante che la software house scelta sia – per quello che si può verificare – solida e garantisca una evoluzione del software che si è acquistato. La solidità di chi propone il software va considerata perché, come accennato prima, stiamo ragionando in una logica di lungo periodo. Va quantomeno ridotto il rischio di trovarsi con un applicativo che non è più supportato perché chi l’ha sviluppato è uscito dal mercato.

Parallelamente dobbiamo essere garantiti del fatto che il software sarà fatto evolvere nel tempo per adattarsi agli inevitabili cambiamenti nelle norme e nelle best practice che l’applicativo segue e mette in atto. Confrontandoci con il fornitore dobbiamo capire se questi aggiornamenti saranno tempestivi, che costi potranno avere e per quanto tempo dopo l’acquisto saranno offerti. Anche questi dettagli fanno la differenza tra un investimento in tecnologia che porta frutti nel tempo e uno che ci avvantaggia solo nel breve-medio periodo.