Il gestionale per studio dentistico e la sua cartella clinica

La digitalizzazione della cartella clinica è stato a lungo uno dei punti chiave su cui è ruotata la progressiva diffusione delle tecnologie informatiche nel settore medico-sanitario. Tanto che, oltre all’indubbio vantaggio pratico di avere una gestione il più possibile “paperless”, in alcuni ambiti la digitalizzazione è stata anche il mezzo attraverso cui si è arrivati a una gestione corretta e sicura delle informazioni legate ai pazienti. Per la normativa italiana il fascicolo clinico è, comprensibilmente, un atto pubblico la cui compilazione o gestione inappropriata costituisce un reato.

Fortunatamente non è così in ambito privatistico, quindi nel processo di digitalizzazione di uno studio dentistico bisogna porre attenzione a norme più semplici. È un vantaggio per medici e personale di studio, che affrontano quotidianamente meno obblighi in questo senso, ma l’altro lato della medaglia è che la mancanza di sanzioni porta molti a considerare la gestione della cartella come un aspetto non critico. E comunque a sottovalutare quanto tale gestione potrebbe essere resa più comoda e sicura adottando una piattaforma adeguata. Un buon gestionale per studio dentistico può svolgere anche questo ruolo.

Il primo aspetto da considerare nell’approcciare una gestione evoluta della cartella clinica è che esistono davvero molte correnti di pensiero sulla quantità e sul tipo di informazioni che essa dovrebbe raccogliere. Non esiste cioè un modello ufficiale e univoco della cartella clinica privatistica, motivo per cui esistono gestionali che prevedono una struttura dati molto essenziale e altri che puntano alla massima completezza. Sono nettamente preferibili i secondi, perché l’obiettivo di una gestione digitale della cartella clinica è permettere al personale di studio e ai medici di avere in qualsiasi momento una visione completa della storia medica e anche amministrativa di un paziente. Più dati si possono inserire – e più lo si fa effettivamente – più questo diventa possibile.

Ma di che dati – e anche documenti, dopo averli digitalizzati – si tratta, in concreto? A dirlo sono soprattutto il buonsenso e le necessità del singolo studio dentistico. Non possono comunque mancare le informazioni anagrafiche, i dati e i documenti contabili, i resoconti delle visite, i piani e i consensi sui trattamenti, la documentazione delle terapie effettuate. Con naturalmente tutto il materiale di supporto: fotografie, esami strumentali e radiografici, immagini diagnostiche, tracciati cefalometrici e via dicendo.

Altro punto importante, che gioca un ruolo nella selezione del gestionale per studio dentistico, è legato al fatto che la piattaforma software non deve solo immagazzinare informazioni. Deve anche e soprattutto aiutarci a immetterle a sistema nel modo corretto, presentando un’interfaccia allo stesso tempo completa e intuitiva che guidi il personale nella compilazione e nella gestione dei documenti, riducendo al minimo il rischio di omissioni ed errori. Ovviamente questo non va a scapito del valore pratico della gestione digitale delle informazioni e della documentazione: è più semplice e veloce reperire le cose che servono quando servono, la documentazione digitale non occupa lo spazio necessario per quella fisica.

Altri due elementi importanti spingono verso l’adozione di un gestionale per studio dentistico che permetta una gestione razionale e completa delle cartelle cliniche digitali: il valore delle informazioni in caso di contenzioso e l’osservanza delle normative che regolano la gestione dei dati personali. Sono due elementi a cui spesso non si presta molta attenzione – il mestiere del dentista non è occuparsi direttamente di questioni legali, in fondo – ma che invece vanno considerati. Purtroppo gli studi dentistici affrontano sempre più spesso contenziosi anche impegnativi. In questi casi è importante poter documentare in maniera precisa e immediata tutto l’iter terapeutico che si è seguito per quel particolare paziente, dalla situazione clinica di partenza alla prosecuzione di trattamenti e terapie (con il relativo consenso). Nei contenziosi più semplici, che nascono da una mancanza di comprensione tra medici e pazienti, questa mole di informazioni aiuta a risolvere eventuali fraintendimenti. Nei casi più complessi serve a dimostrare che lo studio ha seguito una condotta professionale diligente.

Un gestionale per studio dentistico ben progettato, corredato magari da servizi aggiuntivi di conservazione documentale, aiuta inoltre ad essere “compliant” con le norme relative alla gestione dei dati personali. Queste si fanno sempre più articolate e prevedono che il gestore dei dati individui e adotti gli strumenti, anche informatici, allo stato dell’arte per tutelare i dati di cui è in possesso. Un gestionale adeguato certamente non risolve tutta la questione, che è complessa e articolata, ma dà una grossa mano.